Yang berhak memberikan suara dalam Pemilu IKA POLBAN adalah Alumni Polban atau Alumni Politeknik ITB yang telah terdaftar dalam Daftar Pemilih Tetap (DPT). Mereka adalah individu yang telah melalui proses pendaftaran dan verifikasi, baik sebagai Anggota Biasa maupun Anggota Khusus IKA POLBAN.

Untuk menjadi DPT (Daftar Pemilih Tetap) dalam pemilihan Ketua Umum IKA POLBAN, calon pemilih harus mendaftar melalui Platform Website Pemilu dengan mengisi data pribadi serta mengunggah dokumen pendukung.

Verifikasi status registrasi pemilih dilakukan oleh sistem (email dan nomor handphone) dan verifikasi status alumni oleh panitia (nama, NIM, dan ijazah)

Untuk dapat memilih, individu perlu melakukan pendaftaran dan verifikasi melalui Platform Pemilu dengan menyertakan identitas berupa email, nomor handphone, nama, NIM, serta dokumen pendukung seperti ijazah.

Periode pemungutan suara dalam Pemilu IKA POLBAN 2025 dimulai dan berakhir pada 25 oktober 2025. Pada tanggal tersebut, proses pemungutan dan perhitungan suara akan dilakukan dalam satu hari.

Proses pendaftaran calon ketua umum IKA POLBAN meliputi: (1) Mengisi formulir pendaftaran, (2) Mengirim dokumen persyaratan ke email Pokja IKA POLBAN, (3) Mengikuti proses verifikasi oleh panitia, (4) Mengikuti penetapan nomor urut, dan (5) Mempersiapkan materi kampanye sesuai jadwal yang telah ditentukan.

Masa tenang adalah periode selama 3 hari (22–24 oktober 2025) sebelum hari pemungutan suara di mana segala bentuk kampanye oleh calon ketua umum dilarang. Tujuannya adalah untuk memberikan ruang bagi pemilih untuk merefleksikan pilihan mereka tanpa adanya pengaruh kampanye lebih lanjut.

Pemungutan suara dalam Pemilu IKA POLBAN 2025 dilakukan secara elektronik melalui Platform Pemilu. Pemilih yang telah terdaftar dalam DPT akan menerima tautan dan kredensial untuk masuk ke sistem pemungutan suara.

Jika terjadi kendala teknis saat pemungutan suara, panitia telah menyiapkan protokol penanganan yang meliputi: (1) Helpdesk online 24 jam selama masa pemungutan suara, (2) Tim teknis siap untuk mengatasi masalah sistem, (3) Prosedur verifikasi alternatif jika sistem utama mengalami gangguan, dan (4) Kemungkinan perpanjangan waktu pemungutan suara jika terjadi gangguan sistem yang signifikan.